Aloitimme kehittämisprosessimme Vantaan Järjestöringin kanssa vuosikalenterin kautta. Tämä osittain siksi, että järjestön (viestintä)strategian laatiminen olisi vaatinut koko henkilökunnan ja mielellään myös yhdistyksen hallituksen mukanaoloa tapaamisissamme ja se ei nyt ollut aikataulusyistä mahdollista. Toki muitakin teemoja oli avauskeskustelussamme esillä (kaavio 1).
Tämän vuosikellokeskustelun pohjaksi laadimme hiukan laajemman tapahtumakalenterin kuin mitä normaali ”almanakka” meille tarjoaa (kaavio 2).
Alariville tulevat näkyviin kaikki järjestön jo olemassa olevat ja heille tärkeät vuosittaiset tapahtumat, joiden ympärille olisi tarvetta rakentaa suunnitelmallista viestintää. Yläpuolella näkyy erilaisten tapatumien ja vuosittaisten juhla- ja teemapäivien luettelo kuukausittain. Tämä luettelo siksi, että varsinkin järjestön ulkoista viestintää ajatellen eri mediat nostavat uutisoinnissaan herkästi esille juuri näihin, kulloinkin ajankohtaisiin, teemoihin liittyviä asioita ja toimijoita.
Ensimmäinen kirjattu asia Järjestöringin viestintään liittyen oli monikielinen perhekahvilatoiminta, joka oli sovittu alkavaksi 25.2.2025. Seuraavaksi pohdittiin tämän viestinnän aikatauluttamista. Pitääkö olla joku viesti ennen joulua ja millainen ja missä? Tämän jälkeen kohderyhmien mukainen valinta viestintäkanavaksi eli onko kyseessä: sanomalehti, some vai sittenkin vain pelkkä ilmoitustaulu ja ehkä myös muissa kohteissa sijaitsevat ilmoitustaulut (kaupat yms.) Lopuksi vielä se, että millä kaikilla eri kieliversioilla tulisi viestiä. Vantaalla puhutaan kuitenkin 160 eri kieltä äidinkielenä. Päätöksenä oli ilmoitus Tapahtumat Vantaalle ja sosiaaliseen mediaan tammikuun lopulla ja kaksi viikkoa ennen tapahtumaa tiedotteet ilmoitustauluille. Valitettavasti tähän tapahtumaan liittyen ei löytynyt oikein mitään ajankohtaista viestinnällistä koukkua, jolla varastaa tapahtumalle myös ansaittua mediatilaa.
Sen sijaan vähän myöhäisempiin helmikuun juhlapäiviin kuten ystävänpäivä (14.2) ja kansainvälisen kansalaisjärjestöpäivän (27.2.) ympärille ideoitiin jäsenhankintakampanjaa, koska jokainen järjestökin tarvitsee itselleen ystäviä. Näiden teemojen ympärille pyöriteltiin myös uusia aihioita seuraavien vuosien varalla. Ystävänpäiviin liittyen esimerkiksi näin:
o Tule ystäväperheeksi maahanmuuttajaperheelle
o Kutsu maahanmuuttajaperhe kylään, vaikka katsomaan yhdessä jalkapallo-ottelua
Kansalaisjärjestöpäivään liittyen puolestaan avoimien ovien päivää pohdittiin kahdellakin eri kärjellä. Yksityishenkilöille suunnattu esittely Vantaan järjestöringin palvelutarjonnasta heidän toimipisteellään. Toisaalta haluttiin tarjota myös paikallisille yhdistyksille ja järjestöille mahdollisuutta tulla tutustumaan Kansalaistoiminnan keskus Leinikissä tarjolla oleviin ilmaisiin toimitiloihin. Tämä idea jäi odottamaan vielä tulevaa vuotta.
Hauska löytö kevääseen oli Maailman pyöräilypäivä (3.6), johon kannustettaisiin eri liikuntajärjestöjä mukaan tekemään yhteinen pyöräilylenkki. Lähtö- ja maalipaikalla tarjolle suunniteltiin myös pyöräilyyn liittyvää ajotaidon opetusta sekä Järjestöringin oman jo tutuksi tulleen yhteisökahvilapyöräkonseptin (Rullaa Ihan Simona) uuteen kesän lanseerausta.
Tämä Maailman pyöräilypäivä pääsi myös toteutukseen asti. Se yhdistettiin kesäkuun alussa vietettyihin 25-vuotisjuhliimme niin, että ihmisillä oli mahdollisuus osallistua pyörillä järjestetylle rastiradalle yhdessä meidän kahvilapyörämme kanssa. Rastirata huipentui puistojuhlaan, jossa juhlistettiin järjestömme 25-vuotista taivalta – samalla markkinoitiin kesän yhteisöllisintä pyörää. (Taru Lahtela).
Viestinnällinen vuosikello osoittautuikin tässä prosessissa erittäin toimivaksi työkaluksi: se herätti paljon ideoita ja innosti pohtimaan uusia tapoja tuoda järjestön toimintaa esille eri ajankohtien ja teemojen kautta. Ideoita syntyi jopa siinä määrin, että rajaamistakin jouduttiin tekemään – kaikkea suunniteltua, kun ei vain ehdi toteuttamaan. Nyt erilaiset juhla- ja teemapäivät sekä viikot on kuitenkin koottu osaksi järjestön viestinnän vuosikalenteria, mikä helpottaa ajankohtaisten aiheiden hyödyntämistä ja viestinnän suunnittelua myös jatkossa. (Taru Lahtela).
Tähän loppuun vielä pieni haaste kaikille tätä blogikirjoitusta lukeville järjestöviestijöille. Kuinka te voisitte oman järjestönne näkökulmasta tuoda toimintaanne esille Naistenpäivänä, Univiikolla, Sosiaalityön päivänä, entä ruokahävikkipäivän yhteydessä? Ellette heti keksi, niin kannattaa seurata Vantaan järjestöringin lähivuosien tapahtumia ja juurikin näihin päiviin liittyvää viestintää.
Antti Pelttari (Humak) ja Taru Lahtela (Vantaan Järjestörinki)
Blogiteksti on osa Moniosaajat- Sotejärjestöt tulevaisuuden tekijöinä -hankkeen viestintää ja tulosten levittämistä. Hanke on Euroopan unionin osarahoittama (ESR+ 2023–2025).
