Miltä vapaaehtoistyön kehittäminen näyttää järjestön sisältä käsin, entäpä ulkopuolisen fasilitaattorin näkökulmasta? Tässä kaksiosaisessa blogikirjoituksessa Hyvinkään Yhdistykset ry:n toiminnanjohtaja kertoo omasta kokemuksestaan kehittämisprosessiin osallistumisesta. Moniosaajat-hankkeen työntekijät avaavat, miten yhteinen työskentely rakentui ja mitä valintoja taustalla tehtiin.
Tukea vapaaehtoistoiminnan kehittämiseen
Haimme mukaan prosessiin, sillä olimme jo parin vuoden ajan pohtineet vapaaehtoistoiminnan kehittämistä yhdistyksessä, mutta työn alla tuntui aina olevan jotain kiireellisempää, joten varsinainen kehittämistyön aloittaminen siirtyi ja siirtyi. Kun kollegamme toisesta verkostojärjestöstä suositteli meille Moniosaajat –hankkeen kehittämisprosessia, päätimme heti hakea mukaan. Katsoimme, että prosessi antaisi meille mahdollisuuden pysähtyä meille tärkeän aiheen äärelle, ulkoapäin ohjatusti ja koordinoidusti.
Yhdistyksemme vapaaehtoistoiminta oli sinällään jo ennestään sujuvaa ja toimivaa, vapaaehtoistoiminnan muodot ja polut olivat hioutuneet omanlaisikseen vuosien varrella, pitkän kokemuksen kautta. Vapaaehtoistoiminnasta viestiminen oli kuitenkin jäänyt vähemmälle ja koimme hankalana sanoittaa moninaisia vapaaehtoistoiminnan muotoja varsinkin uusille kiinnostuneille riittävän lyhyesti ja ytimekkäästi. Juuri tähän saimme Moniosaajat –hankkeen prosessissa selkeitä työkaluja.
Prosessin aikana muotoilimme olemassa olevasta toiminnasta selkeät vapaaehtoistehtävät kuvauksineen. Näiden pohjalta uudistimme nettisivujemme vapaaehtoistoiminnan osion ja laadimme esitteen vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneille. Moniosaajat –hankkeen vetämässä henkilöstön ja hallituksen yhteisessä kehittämispäivässä saimme monta hyvää, konkreettista ideaa, miten vapaaehtoistoimintaan voisi houkutella lisää uusia toiminnasta kiinnostuneita.
Kokoonnuimme prosessin aikana neljä kertaa hieman eri kokoonpanoilla. Meille arvokkainta oli se, että saimme keskittyä pohtimaan vapaaehtoistoimintaa juuri oman toimintamme lähtökohdista niin, että meille annettiin valmiit tehtävät sekä hyviä esimerkkejä koottuina muista järjestöistä. Koska työskentelyn suunnittelu ja työpajojen tuotosten kirjaaminen hoitui hankkeen toimesta, meille vapautui aikaa juuri olennaiseen, eli saimme pohtia syvällisesti vapaaehtoistoimintamme merkitystä, motivaatio- ja vetovoimatekijöitä. Lämmin kiitos prosessin vetäjille!
Anni Rekilä, toiminnanjohtaja, Hyvinkään Yhdistykset ry
Tutustu Hyvinkään yhdistykset ry:n vapaaehtoistoimintaan: www.hyvy.fi/vapaaehtoiseksi/
Palvelumuotoilun soveltaminen vapaaehtoistoiminnan kehittämisessä
Kehittämisprosessia suunniteltaessa, teimme valinnan, että hyödynnämme ja sovellamme prosessissa palvelumuotoilussa käytettäviä työskentelymenetelmiä. Järjestötyössä painotetaan osallistujien toimijuutta ja yhdessä tekemistä perinteisemmän asiakasnäkökulman sijaan. Palvelumuotoiluun liittyy kuitenkin paljon sellaista ajattelutapaa, mikä voi toimia myös järjestö- ja vapaaehtoistoiminnan kehittämisessä. Esimerkiksi palvelumuotoilussa palvelun käyttäjä nähdään kohteen sijaan palvelun kehittämisen kumppaneina. Palvelumuotoilua voidaankin kuvata myös käyttäjälähtöiseksi suunnitteluksi, mikä nostaa palvelun käyttäjän keskiöön ja usein asiakkailla on tärkeä rooli palvelun kehittämisessä.
Jotta voimme kehittää vapaaehtoistoimintaa, on hyvä ymmärtää ja tuntea hyvin oma vapaaehtoisten ryhmä. Tässä tilanteessa hyödynsimme työntekijöiden vuosien aikana kertynyttä hiljaista tietoa sekä yhden vapaaehtoistoimijan kokemusta ja osaamista. Yhteisen ymmärryksen luomisessa ja tiedon jakamisessa testasimme palvelumuotoilun työkaluista asiakasprofilointia. Profiloinnin tavoitteena ei ollut lokeroida tai laittaa vapaaehtoisia paremmuusjärjestykseen, vaan ymmärtää paremmin, miksi he ovat mukana vapaaehtoistoiminnassa ja mikä mahdollisesti yhdistää erityyppiseen toimintaan osallistujia. Työstimme profilointia valmiisiin pohjiin, yksilöiden sijaan tarkastelimme pohjia ryhmien kautta.
Toinen palvelumuotoilusta tuttu menetelmä oli palvelupolun rakentaminen. Se auttaa jäsentämään oman toiminnan aikajanalle (mitä tapahtuu ensiksi, sen jälkeen jne.) sekä tarkastelemaan sitä käyttäjän eli tässä tilanteessa vapaaehtoisen silmin. Vaikka jokaisen vapaaehtoisen polku on yksilöllinen (vapaaehtoinen itse vaikuttaa tilanteeseen), kehittämisessä on hyvä nähdä kokonaisuus myös yleisemmällä tasolla.
Vapaaehtoistoiminnan hahmottaminen polkuna auttoi jäsentämään monivaiheista ja usein polveilevaakin kokonaisuutta. Näin pääsimme myös miettimään vaiheisiin liittyviä konkreettisia ja jokapäiväisiä haasteita sekä niihin myös ratkaisuehdotuksia. Palvelumuotoilun maailmassa käytetään nimityksiä palvelutuokiot ja kontaktipisteet. Yhteinen keskustelu ja polun tarkastelu toi yksityiskohtien lisäksi esille myös työntekijöiden työjaon ja yhteistyön paikat. Asioiden näkyväksi tekeminen ja ääneen sanominen on tärkeää pienessä ja hyvin toimivassa yhteisössäkin.
Vapaaehtoistoiminnassa tärkeää on myös, millainen tunnelma tekemiseen ja kohtaamisiin liittyy. Siksi otimme sitä ripauksen mukaan myös työskentelyymme ja pohdimme, millainen tunnelmaympäristö on tärkeää eri vaiheissa vapaaehtoisen polkua? Keskustelimme esimerkiksi polun loppuvaiheessa siitä, että miten tärkeää on mahdollisuus kieltäytyä ja sanoa ei, ettei käytetä väärin vapaaehtoisten vastuuntuntoisuutta.
Opitaan muilta ja hyödynnetään hyviä esimerkkejä
Kehittämisprosessissa hyödynsimme olemassa olevia käytäntöjä helpottamaan ja nopeuttamaan kehittämistyötä. Erityisesti toisessa työpajassa hyödynsimme benchmarkkausta, kun rakensimme vapaaehtoistyön tehtävänkuvauksia aikaisemmin luoduille vapaaehtoisprofiileille. Benchmarking on suomennettu vertailuanalyysiksi, jossa omaa toimintaa tai tuotteita verrataan toisten vastaaviin, usein parhaaseen vastaavaan käytäntöön.
Työpajaa suunnitellessamme tarkastelimme eri organisaatioiden tapoja kuvata omia vapaaehtoistyön tehtäviä verkkosivuilla. Tutkimme, miten tehtävät on sanoitettu, mikä niissä mielestämme oli toimivaa – siis sellaista, joka innostaisi vapaaehtoistoimintaan mukaan ja josta käy selkeästi ilmi, miten edetä, kun kiinnostus herää.
Kriteereinä pidimme, että kuvauksen tulisi vedota satunnaiseen vapaaehtoistyöstä kiinnostuneeseen tiedon etsijään ja tarjota napakka tietopaketti: millaisia tehtäviä on tarjolla, missä ja milloin, mikä on kohderyhmä, kenelle tehtävät sopivat ja kehen ottaa yhteyttä. Yhteydenottolomake tai vapaaehtoiseksi ilmoittautumisen linkki oli plussaa, samoin vapaaehtoisten omat tarinat ja tietysti sivun graafinen selkeys. Myös vapaaehtoisille tarjottava koulutus ja tuki oli meistä hyvä mainita.
Kaikesta voi oppia, ja tärkeää tietoa on myös se, jos huomataan, että jokin ei omaan tapaukseen sovi. Mutta työskentelyn tehostamiseksi kokosimme hyvistä esimerkeistä kymmenen suuren järjestön verkkosivua, jotka mielestämme täyttivät hyvän kuvauksen kriteerit ja voisivat tarjota ideoita ja mallia työpajan osallistujille. Näin olisi jotain mistä aloittaa, eikä osallistujien tarvitsisi käyttää liikaa aikaa verkossa surffailuun. Tietysti myös osallistujien omat hyödynnettävät materiaalit olivat tervetulleita.
Tapaamisessa valmiit esimerkit virittivät keskustelun ja työskentelyn nopeasti. Kirjoitimme kuvausten osia ryhmätyöpohjaan, joka noudatti Lari Karreisen tehtävänkuvauksen jäsennystä:
- Innostava otsikko tai tehtävän nimi,
- Mitä pitää tehdä?
- Kuinka paljon aikaa vie?
- Mitä tukea ja perehdytystä on tarjolla?
- Mitä tehtävässä voi oppia ja saada itselleen?
- Miksi tämä on tärkeää?
(Lähde: Lari Karreinen www.osana.fi Creative Commons Nimeä-Jaa samoin 4.0.)
Näitä otsikoita sekä muiden järjestöjen vapaaehtoistyönkuvausten hyviä ideoita käyttämällä luotiin nykyisistä ja tulevista vapaaehtoistoiminnan muodoista tehtävänkuvauksia, joita voitiin hyödyntää viestinnässä esimerkiksi verkkosivuilla.
Onnistuneen kehittämisprosessin rakennuspalikoita
Moniosaajat-hankkeen aikana olemme koko hanketiimin kanssa pohtineet, millaisia tekijöitä onnistuneen kehittämisprosessin taustalta löytyy. Hyvinkään Yhdistys ry:n kanssa työskennellessämme tunnistimme muutamia tekijöitä, joissa koimme onnistuneemme yhdessä erityisen hyvin.
Kun järjestön kehittämistä vetää ulkopuolinen taho, onnistumista tukee ennen kaikkea luottamus – niin prosessin fasilitaattoreihin kuin yhteiseen kehittämiseen. Osaaminen on tärkeää, mutta yhtä ratkaisevaa on toimiva vuorovaikutus: yhteinen tavoite on ymmärretty ja valittuihin keinoihin luotetaan. Tämä vaatii usein myös vallan ja vastuun jakamista.
Jos kehittämisprosessi liittyy koko järjestön toimintaan ja tulevaisuuteen, johdon tuki ja aktiivinen osallistuminen nousevat avainasemaan. Innokkaat ja motivoituneet työntekijät saavat paljon aikaan, mutta pitkäjänteisen muutoksen ja vaikuttavuuden kannalta johdon sitoutuminen on usein ratkaisevaa.
Myös ajoitus voi vaikuttaa merkittävästi lopputulokseen. Jos prosessin päätös osuu vuoden kiireisimpään aikaan, riskinä on, että syntyneet oivallukset ja tuotokset jäävät hyödyntämättä. Siksi kehittämistyö kannattaa ajoittaa niin, että sen jälkeen on riittävästi aikaa ottaa tulokset käyttöön – kuten tässä tapauksessa päivittää kesän aikana yhdessä laaditut tehtävänkuvaukset järjestön verkkosivuille. Tärkeä vaihe kohtaamispaikan vuosikellossa.
Annika Laisola-Nuotio, Kuntoutussäätiö, Moniosaajat-hanke
Heli Laurikainen, Kuntoutussäätiö, Moniosaajat-hanke
Lähteet:
- Caritas Säätiö, Tuetun vapaaehtoistoiminnan palvelupolku. https://innokyla.fi/sites/default/files/2025-01/Tuetun%20vapaaehtoistoiminnan%20palvelupolku.pdf
- Innokylä, käyttäjäprofiilit ja persoonat. www.innokyla.fi/fi/tyokalut/kayttajaprofiilit-ja-persoonat
- Innokylä, palvelupolku. https://innokyla.fi/fi/tyokalut/palvelupolku
- Karreinen, L. Osana, Vapaaehtoistehtävän paketointi – näin paketoit innostavan tehtävän. https://osana.fi/materiaalit/
- Palvelumuotoilu palo, Palvelumuotoilun menetelmä – asiakaskuvaukset. https://www.palvelumuotoilupalo.fi/blogi/palvelumuotoilun-menetelma-asiakaskuvaukset/
Blogiteksti on osa Moniosaajat- Sotejärjestöt tulevaisuuden tekijöinä -hankkeen viestintää ja tulosten levittämistä. Hanke on Euroopan unionin osarahoittama (ESR+ 2023–2025).
