Myyriä voi luonnehtia Suomen luonnon rattaina, jotka pyörittävät luonnon omaa ekosysteemiä. Lajitovereidensa tavoin hankemyyrä on järjestöjen ekosysteemiä pyörittävä multitalentti, joka varmistaa järjestöjen olemassaolon huomaamalla yhteiskunnassa olevat epäkohdat, asettumalla heikommassa asemassa olevien äänitorveksi ja luomalla heille uusia innovatiivisia toimintamuotoja sekä hankkimalla järjestölle myönteisiä rahoituspäätöksiä.
Hankemyyrä osallistui syksyllä EUSA-rahastojen, Miten laadin menestyksekkään hankehakemuksen -hakukoulutukseen. Koulutuksessa hahmoteltiin hyvän hankehakemuksen peruselementtejä ja yleisiä kompastuskiviä. Hyvän hankehakemuksen perusrunko sisältää hankkeen tarpeen, tavoitteiden, kohderyhmien, toimintojen ja tulosten määrittelyn. Lisäksi hyvässä hankehakemuksessa kuvataan, miten hankkeessa varmistetaan osaaminen ja varaudutaan mahdollisiin riskeihin sekä miten yhteistyö, viestintä, arviointi ja juurruttaminen toteutetaan. Hankehaku useimmiten epäonnistuu, kun hakemus ei vastaa yllä oleviin asioihin tai siitä puuttuu ns. punainen lanka. Hankehakemuksen pitää osua myös rahoittajan asettamiin hakukriteereihin, teemoihin ja tavoitteisiin. Vaatimukset ovat selkeät ja niitä on helppoa noudattaa, eikö niin?
Hankemyyrä nyökyttelee innoissaan, mutta kaikki hänen ympärillään eivät ole yhtä innoissaan ja osa on jopa kauhuissaan. Hyvän hankehakemuksen laatiminen vaatiikin monenlaista osaamista, jota multitalentti hankemyyrältä tietysti löytyy. Hankemyyrällä on aina pöytälaatikko täynnä erilaisia hankeideoita ja niitä tuntuu syntyvän kuin liukuhihnalta lisää. Hankemyyrä innostaa ja osallistaa myös muut ideoimaan uusia hankkeita. Hankemyyrä tuntee eri rahoituskanavat kuin omat taskunsa ja rahoitushaun alkaessa hän poimii hankeideoiden joukosta sopivimman sekä kiteyttää hankkeen päämäärän osumaan pilkulleen rahoitushaun kriteereihin ja tavoitteisiin. Seuraavaksi hankemyyrä penkoo ja kaivaa esiin teemaan liittyviä tunnistettuja ongelmia ja ilmiöitä. Hän kartoittaa ajankohtaisia tutkimustuloksia ja selvityksiä sekä tarkastaa tilastolliset faktat. Hankemyyrä varmistaa myös aiemmin tehdyt pilotoinnit ja kokeilut, jotta tulevassa hankkeessa hyödynnetään jo opittua, eikä tehdä samoja virheitä uudelleen. Kaikki kivet ja kannot käännettyään hankemyyrä perustelee ytimekkäästi hankkeen tarpeen ja vakuuttaa lukijan siitä, miksi juuri tämä hanke tarvitaan.
Seuraavaksi hankemyyrä lähtee pilkkomaan hankkeen päämäärää pienemmiksi ja konkreettisemmiksi kokonaisuuksiksi. Hänelle on täysin selvää, miten luodaan looginen vaikutusketju alkaen tavoitteesta ja päättyen tulosten mittaamiseen. Hän ei sekoita tavoitteita, toimintaa ja tuloksia keskenään, vaan hän järjestelee asiat leikiten rahoittajan vaatimiin laatikoihin. Hankemyyrä tietää, minkälaisilla keinoilla päästään tavoitteisiin ja minkälaisilla mittareilla tuloksia voidaan mitata. Hän ei hätkähdä rahoittajan vaatimia indikaattoreita, vaan ne sujahtavat hankekokonaisuuteen täydellisesti. Hankemyyrä tuntee hankkeen kohderyhmät, toimintaympäristön ja sidosryhmät. Hän neuvottelee hankkeen yhteistyökumppaneiksi samasta kohderyhmästä kilpailevan järjestön, hankkeisiin kyllästyneet viranomaiset sekä bonuksena ihan uudenlaisen ja yllättävän tahon yksityiseltä sektorilta. Hankesuunnitelma on kokonaisuudessaan uudistava, luova ja innostava. Se luo kohderyhmälle toivoa paremmasta ja päättäjille lupauksen yhteiskunnallisesta hyödystä sekä mittavista säästöistä.
Seuraavaksi hankemyyrä arvioi hankkeen mahdolliset riskit ja taklaa riskit kaiken kattavalla varautumissuunnitelmalla. Häneltä ei jää huomaamatta resursseihin, aikatauluihin, kustannuksiin, viestintään tai ennakoimattomiin riskeihin varautuminen. Hankemyyrä valmistelee yksityiskohtaisen suunnitelman myös arvioinnin toteuttamiseen. Hän suunnittelee, miten seurantaa tehdään, minkälaisilla välineillä arviointitietoa kerätään ja miten tulokset raportoidaan. Hankemyyrä muotoilee hankkeen pääviestit ja liittää ne osaksi hankkeen viestintäsuunnitelmaa. Suunnitelmassa kuvataan, miten hankkeen sisäinen ja ulkoinen viestintä toteutetaan, minkälaisin resurssein ja aikatauluin, missä kanavissa viestintää tehdään ja mille kohderyhmille sekä miten hankkeen viestintää arvioidaan. Juurruttamissuunnitelmaan hankemyyrä merkkaa oleelliset tahot, jotka on saatava sitoutumaan hankkeeseen sekä rakenteet, joihin hankkeen tulokset tulee juurruttaa. Onneksi hankemyyrä on aina askeleen edellä muita ja neuvotteli jo hankkeelle juurruttamisen kannalta oleelliset yhteistyökumppanit.
Hankekokonaisuuden valmistuttua hankemyyrä arvioi kokonaisuudessa tarvittavaa osaamista ja valmistelee hankkeen työryhmän tehtävänkuvat. Hän tietää, mitä osaamista tarvitaan hankkeen hallinnointiin, toiminnan toteuttamiseen, viestintään ja juurruttamiseen. Hankemyyrä kartoittaa, mitä osaamista jo löytyy omasta järjestöstä ja mitä osaamista yhteistyökumppanit voisivat tarjota hankkeelle. Hän luonnostelee hanketyöryhmän osaamisen kehittämissuunnitelman sekä suunnittelee tulevat rekrytointiprosessit tarvittavan lisäosaamisen varmistamiseksi. Hankemyyrä laskee hankkeen kaikki kustannukset ja laatii talousarvion. Hän vertaa hankkeen kokonaishintaa ja rahoitushaussa olevaa rahoituspottia. On tärkeää, että rahoitusta hakee riittävän isolla summalla, muttei kuitenkaan niin, että olisi kahmaisemassa koko rahoituspottia itselleen. Lopuksi hankemyyrä viimeistelee hankehakemuksen sekä kasaa hakemukseen vaadittavat liitteet kasaan. Koko komeuden hän luovuttaa järjestön nimenkirjoitusoikeudelliselle henkilölle, joka voi painaa tyytyväisenä LÄHETÄ-nappia.
Montako menestyvän hankehakemuksen laatimiseen liittyvää osaamista löydät? Onko sinulla tai järjestölläsi nämä kaikki taidot hallussa?
Moniosaajat toteuttivat SOTE-järjestöt tulevaisuuden tekijöinä -kyselyn (https://moniosaajat.humak.fi/2023/09/26/rahoitukseen-ja-viestintaan-liittyvaa-osaamista-tarvitaan-tulevaisuudessa/), jossa ilmeni järjestöjen tarvitsevan lisää tietoa ja osaamista rahoituksen hakemiseen sekä uusien rahoituskanavien käyttöön ottamiseen. Moniosaajat päättivät tarttua tähän tunnistettuun haasteeseen, joten Ilmoittaudu työpajaamme ideoimaan kanssamme, miten rakennamme taloudellisesti kestävää järjestön tulevaisuutta torstaina 25.1.2024 klo 9–15, Riihimäelle: https://moniosaajat.humak.fi/2023/12/13/miten-rakennamme-taloudellisesti-kestavaa-jarjeston-tulevaisuutta-tyopaja-25-1-ilmoittaudu-mukaan/
Lisätietoa hankehakemuksen valmisteluun löydät esimerkiksi näistä:
https://eusa-rahastot2021.fi/aineistopankki
https://eusa-rahastot2021.fi/tilaisuuksien-esitykset
https://www.stea.fi/aineistopankki/
https://www.stea.fi/avustusten-hakeminen/avustuksilla-rahoitetun-toiminnan-tulokset/
Kirjoittaja: Annika Harsu, Hankemyyrä, Rahoitus- ja TKI-erityisasiantuntija, Kuntoutussäätiö
